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部門主管需為公司留下哪些資料呢?

 

一般來說,公司賦予部門主管部門內的權力有三項,分別是:

  1. 工作分派權
  2. 人事任用權
  3. 財務審核權

 

當一位主管擁有這三項權力,他在管理督導部門的事務才有相對的施力點。以新主管來說,更快了解部門的運作,施展這些權力時更能得心應手。
若你是從原部門被拔擢成為該部門主管,對該部門的常態運作,已有相當的熟悉度。然而,對於剛到新部門的主管來說,不論是否已經有了好幾年的部門主管的管理經驗,因不在自己原先所熟悉的部門中,都會需要一些時間來熟悉該部門的運作。
對於從原部門升遷起來的主管而言,在本文所提及的資料,若過去部門中沒有建立資料,建議不妨從自己開始進行整建,這將成為傳遞給接班人時傳承資料,讓他在接手部門時,可以有更多的前手資料可參閱。
但若是對於新到一個部門的主管而言,為了更快進入部門的狀況,本文所提及的資料,可以優先尋找是否存在。
如何快速掌握新到任部門事務呢?透由

  1. CMP工作盤點表
  2. 會議紀錄
  3. KM/SOP作業辦法

 

這些對新到任主管在了解部門的運作是很有幫助的。
若是部門中沒有CMP工作盤點表,可以看看是否有職務說明書,如此可大致看出同仁的分工狀態,但在我過去曾經接觸的個案,職務說明書與同仁的現況工作分派常有較大的落差,主要原因是資料沒有定期更新。
若沒有CMP工作盤點表,也沒有職務說明書的話,建議就要開始整建CMP工作盤點表。透過CMP工作盤點表,新主管可以更快速掌握部門同仁各自負責或是代理的工作。
而透過會議紀錄,不論是部門內的會議紀錄,或是公司的跨部門會議紀錄,可以看到曾經發生的事情或是異常事件。若是記錄的資訊很完整,就會包含事件的原委,又或是某事件形成結論的過程為何,甚至也包含上任主管的管理要求等等。這些對於了解部門的運作是非常有幫助的。
倘若部門中還有某統計表、某執行的KM說明或是作業辦法,這都是讓新主管加速了解部門運作的方式。
但隨著時間的演進,若是某份的KM或作業說明,上次的編修日期是在三年前,很有可能代表書面的資料與實際的作法已經不同了,就會進入到編修程序。
可是也有可能目前的執行狀態與書面呈現一致,若是此種情形,不妨引導團隊成員去思維,有什麼事是可以優化的,讓效率更好、時間更節省。畢竟他們是執行的人,他們最有感覺執行哪些事情時,最容易卡卡的。引導他們提出要改善的事,以及可以怎麼改善。當同仁提出的優化項目被同意採用,對他來說也是一個很好的激勵,主管可以將之留下記錄。
若是自己接手時,沒有上述的資料,那麼就從現在開始整理吧!如果已經有的話,請繼續維持資料的更新,讓這些資料在未來作為給接班人的交接傳承資料!