010講:練習專注
2017-01-30
主管沒有抱怨的權力,但有其他三個權利
2017-02-14

你使用工作Checklist了嗎?

管理者的職責之一,便是讓團隊行走在準則的標準之上,也因此準則是有被書面化記錄的需要,才不會因為不同管理者而失去該有的標準。

尤其在後勤單位,最注重的是流程的流暢度及正確性,而為了有效管理繁瑣的步驟,善用checklist可有效提升管理的效能。

各司其職並有責任心,是每位主管希望從屬人員能夠有的認知,並如實去做到。但不同人員來做同一件事,一定會有不同做法。對公司而言,完成這件事情的中間過程,有些項目是一定需要執行的,這時候透過check list就是在規範這類的事務,有了checklist就有所依據。而主管在定出checklist中的項目,有時不單單只有執行者的工作事項而已,也包含了執行者需交由他人稽核或是呈主管決定核准的項目,把這些重要的內控關卡點放在list中,讓事件在執行的過程中有階段性的被檢驗。

除了管理者可依據checklist要求團隊外,資深工作者也可善用checklist應用在流程類或是繁瑣事務確認類的工作上,一來可減少重工所造成的作業內耗,二來可省去每次都要費盡心思重新檢視,但又到頭來又還是遺漏重要事項。

依據筆者的經驗,製作checklist時,可依據管理循環PDCA的概念進行:

1. 首先確認製作此份Checklist的目的為何?究竟是為了事件完成的確認或是流程檢核的進行。待目標確認後,才能依據目標的用途將須被檢核及著重的重點明朗化。

2. 設定checklist時,設定項目是最關鍵的一環,可採用二種方式進行思考規劃:

(1) 經驗法則

依循「人事時地物」的方向思考,並加上對流程的熟悉度進行思考,若有稽核點,也須特別提出。

(2) 思考法

依循「why、what、when、where、who、how、how much」的方向思考,此方法適合用在新事物面相制定。

將大項目訂出後,再開始細分小步驟,便可完成checklist的製作,製定後須與實際操作者確認流程的順序及相關資料後,再開始實行運作checklist。

3. 開始使用checklist後須隨時保持彈性修正,讓此張表單不論是在管理或是提升效率上,都有很大的助益。

若能夠將隱性的管理Know How或是資深工作者流程以checklist的方式記錄之,一來若需進行職務交接便會很清楚,二來可為公司將隱性的Know How顯性化,此份表單會是公司KM很重要的來源之一。

把checklist訂出來後,不代表團隊接下所有的作業就會乖乖依照list中的項目執行了,而是還需要靠主管的管理要求,讓團隊養成慣性按照checklist落實執行,如此checklist才能發揮出它的功效。