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指導員如何和新人互動呢?

在企業組織的運作之下,由不同的部門負責不同的功能,像是業務、會計、研發等等,每個部門所要達成的目標是不同的。

不同層級的人員負責不同的事務,有執行者、有審查者、有核准決定者,不同的角色負責的權限事務也有所區分。

在企業中,我們需要較多的執行者,企業的運作需要人員各司其職去執行任務;而主管人員的人數卻不需要太多,負責做決定的人不需要多,而做決定的人是需要為那個決定負責,如此權責才會清楚。

基層人員來來去去很正常,但主管沒有太多的時間一直重頭教導新人,可是新人初到公司,對公司很多的規定是不熟悉的,對作業流程一定也不太清楚,如果主管沒有太多時間可以陪著新人,去說明及教導,要怎麼辦呢?這時候我們就需要有指導員!

指導員不是管理的職務,但對所指導的對象負有職技能督導和要求的責任。指導員是升遷為管理職務之關鍵歷練資格項目之一,所有升遷至管理職務者,必須提交一定人數之帶訓績效。什麼樣的人可以成為指導員呢?以及指導員要做哪些事呢?

要成為指導員,一定要有心,怎麼說要有心的呢?也就是本身要願意教人,個性要能耐得住煩,教第一次,對方不了解,就再教一次。倘若教了一次,對方不了解,就不想再教對方了,會覺得這麼簡單的事,怎麼會學不會呢!像這樣心態的人,是不適合擔任指導員的。

再者,公司在評估此人是否可擔任指導員,要看態度及觀念,態度要正向的,觀念想法與公司是契合的,對於公司流程也有一定的熟悉度。一般來說,進公司滿半年,對於公司的規定及該部門內的作業,只要有心,應都了解的差不多了。

此外,就是他的作業是符合公司的SOP,而且作業品質是偶爾才有小出錯,不是常常出錯的。

符合上述描述的人,才會是適合當指導員的人。

指導員又可以分為人資單位的指導員以及部門內的指導員。總的來說,指導員要做的事情如下所述:

  1. 讓新人在一週內了解公司的基礎規定。
  2. 教導新人作業流程,除了教導外,重點是在檢查。
  3. 檢查要分階段,新人剛做某作業時,就要檢查,而不是累積了一定的量才去檢查,這樣才不會新人一路錯到底,修起來又花了倍數以上的時間。
  4. 除了教導流程,也要關心新人的所有狀況,比如說情緒、動作速度、品質等等。
  5. 將新人的情形視狀況隨時或定期回報給用人主管或人資主管。
  6. 帶訓的過程,適當留下訓練及檢定記錄,以及評量報告。
  7. 在互動的過程中,要讓新人有一個認知,新人本身是執行者的角色,要對自己做的事情負責。而不是仰賴指導員幫他看他的作業,所以,若是作業出錯,當事人要對自己做的事負責。
  8. 重要的概念,一定要反覆提醒說明,講到新人聽「入心」了,到了執行面也就會做對了。
  9. 不要讓新人過度依賴指導員,新人要負執行的責任,而指導員負的是指導及檢查的責任。有了指導員協助主管教新人基本規定及職技能,待這些都邁入正軌之後,部門主管再視狀況加重主管對新人的帶訓內容。

 

在帶訓新進的基層人員時,很常會遇到一種情況,新人會一直問:「為什麼這件事要這麼做?」若遇到這種狀況,而那件事不需要一定要理解為什麼才能執行,建議直接告知當事人:

「不是不告訴你為什麼,而是這件事執行起來只要5分鐘,可是我告訴你為什麼,需要花30分鐘的時間。在我講完之後,你還是不懂為什麼,加上要執行的時間就變成一共是35分鐘以上。可是這件事只要你做三次之後就知道為什麼了!三次時間一共15分鐘。」

如果每件事新人都要了解完為什麼才執行,一個月可以完成的事情完成率可能不到5成。因此,指導員若遇到這樣的新人,先不告知為什麼,而是先帶訓他該事情的執行作業及技巧。

另一種的問句,直接反問他:「為什麼?」有些時候,新人會愣住回答不出來,那麼就可以回他:「以你現在的層次,還無法理解為什麼,所以,先做!做了之後就會懂。或是做熟之後,若還是不了解為什麼,再來問為什麼。」

他如果回答錯誤,就告知他不對。但也不急著在那一次告知他正確的答案,而是用上一個段落提及的內容,請新人先執行。

建議新人剛到職時,多數時間是由指導員和新人互動,並告知新人若有問題可以先詢問指導員,如此可減低新人初到職的不適應性。

而且一般來說,新人都會怕問主管問題,當設定有指導員這個角色時,可以讓新人不至於因為怕直接面對主管而不敢問問題,反而事情做錯或是重工次數過多。多了指導員這個前輩讓新人可以請教問題,可讓新人上手的速度更快。